Was ist Crowd Management?

Crowd Management wird vorwiegend mit Großveranstaltungen in Verbindung gebracht. Grundsätzlich kann davon ausgegangen werden, dass je größer eine Veranstaltung ist, desto eher ist gutes Crowd Management von Bedeutung. Aber die Notwendigkeit von Crowd Management alleinig an der Veranstaltungsgröße festzumachen greift zu kurz. Auch kleinere Veranstaltungen können, in Abhängigkeit der Location, durchaus herausfordernd sein.


Doch was ist Crowd Management eigentlich? Womit beschäftig sich ein/e Crowd ManagerIn? Diesen Fragen werden in diesem Beitrag beantwortet.

Die Definition von Crowd Management

Crowd Management ist „die systematische Planung für, und Kontrolle von, geordneten Bewegungen und Ansammlungen von Menschen“ (Fruin).

Überall dort, wo sich viele Menschen versammeln, soll für diese Menschen auch entsprechend geplant werden. Natürlich auch aus dem Grundgedanken der Sicherheit. Aber auch, dass sich diese Menschen vor Ort wohl fühlen und die Momente genießen können. Sicherheit ist die Basis für Wohlbefinden.

Berücksichtigt werden unter Anderem die Flächen (Platzbedarf), Verkehrswege (Gehgeschwindigkeiten, Durchflusskapazitäten), Anzahl und Positionierung der Zugänge, Abstrom, Leitsysteme, Kommunikation, usw. usw. Die Inhalte von Crowd Management werden etwas später in diesem Beitrag erklärt.

Crowd Management funktioniert dabei unabhängig von der Veranstaltungsart. Sei es nun ein Stadtfest, Weihnachtsmarkt, Musikfestival, Konzert, Clubbing, Ball, Theater, eine Firmenfeier, Messe, Sportveranstaltung, Silvesterfeierlichkeit oder Autogrammstunde.


Crowd Management darf hierbei nicht mit Crowd Control verwechselt werden. Während Crowd Management einen präventiven Planungsansatz verfolgt ("safety"), bezweckt Crowd Control mit der Anwendung von reaktivem Zwang das BesucherInnenverhalten (wieder) in geordnete Bahnen zu lenken ("security").

Was ist das Ziel von Crowd Management?

Crowd Management ist ein systematischer Planungsansatz. Der Fokus liegt in der Prävention von gefährlichen Personendichten, in der Aufrechterhaltung gut funktionierender Verkehrs- und Fluchtwege, dem reibungslosen Ablauf der Veranstaltung und in letzter Konsequenz: einem glücklichen und zufriedenen Gast.


In den typischen Crowd Management Betrachtungen wird der Veranstaltungsgast mit seinen bzw. ihren Bedürfnissen, Erwartungen, Zielen und typischen Verhaltensmustern in den Vordergrund gestellt. Es wird versucht, diese Parameter in Einklang mit der räumlichen und zeitlichen Veranstaltungsplanung zu bringen.


Beispiel: Bei einer Veranstaltung werden 2.000 Besucherinnen und Besucher erwartet. Wie viele Einlässe werden benötig? Ist ausreichend Staufläche vorhanden? Wie werden sich die Gäste nach dem Einlass verteilen? Wie sind die Zuschauerflächen gestaltet? Werden die Gäste Druck in Richtung Bühne ausüben? Ist generell mit bestimmten BesucherInnen-Aktivitäten zu rechnen? Wenn ja, welche? Gibt es spezielle Programmpunkte? Wie können sich die Besucherinnen und Besucher mit Getränke und Speisen versorgen? Wie ist die Toilettensituation? Wie wird sich der Abstrom darstellen? Wird es in einzelnen Teilbereichen zu Überlastungen kommen? Wie kann das verhindert werden? Ist die Veranstaltungsstätte überhaupt für diese Veranstaltung geeignet?


Crowd Management stellt einen Teilbereich des Risikomanagements für Veranstaltungen dar. Das bedeutet, dass lange bevor der erste Gast die Veranstaltung betritt mit den entsprechenden Betrachtungen und Berechnungen sowie Maßnahmen begonnen wird. Im Idealfall wird der oder die Crowd ManagerIn frühzeitig in die Veranstaltungsplanung mit eingebunden. So lassen sich bereits im Vorfeld Probleme erkennen und auf planerischer Ebene beseitigen sodass es vor Ort gar nicht zu unangenehmen oder gar gefährlichen Situationen kommt.

Was beinhaltet Crowd Management?

Als Crowd ManagerIn befasst man sich u.A. mit den Bereichen:

Die jeweiligen Bereiche können nicht voneinander losgelöst betrachtet werden da sich diese wechselseitig beeinflussen.

Das BesucherInnenprofil (Crowd Profil)

Wer für Menschen plant muss sich zuvor mit diesen beschäftigen. Warum kommen sie zur Veranstaltung? Welche Ziele verfolgen diese mit dem Besuch der Veranstaltung? Wie kann die Zielerreichung unterstützt werden (= glückliche BesucherInnen)? Können durch den Versuch der Zielerreichung, Gefährdungen für andere Personen auftreten?


Im Zuge der BesucherInnenanalyse werden die verschiedensten Faktoren ermittelt um hiervon das zu erwartende Verhalten vor Ort abzuleiten. Was kann beim Publikumsverhalten vor Ort als normal - was als nicht mehr normal - betrachtet werden? Die diesbezügliche Einteilung ist von vielen Faktoren (z.B. Veranstaltungsart, Veranstaltungsort, demografische Daten, mögliche Interaktionen, Erwartungen, Verhalten von auftretenden KünstlerInnen etc.) abhängig.


All diese Informationen nehmen Einfluss auf die Ausgestaltung der Flächen, die zu nutzenden Kommunikationsmittel, die Kommunikationsorte, usw. und fließen in den Crowd Management Plan ein. 


Beispiel: Sie planen eine Veranstaltung für 5.000 Gäste. Nun möchten Sie im Vorfeld wissen, wie viele Einlassschleusen Sie benötigen damit Ihre Gäste nicht zu lange warten müssen (Kundenzufriedenheit) und die Sicherheit für Ihre Besucherinnen und Besucher gewährleistet ist.

Im ersten Schritt gilt es, das Wort "zu lange" zu definieren. Was wird für Ihre Besucherinnen und Besucher akzeptabel sein? Was tolerabel? Und was nicht mehr tolerabel?

 

Im nächsten Schritt wird das Einlass- und Durchsuchungsprozedere analysiert um eine durchschnittlich benötigte Einlasszeit zu ermitteln (Wie lange dauert der Einlass je BesucherIn im Durchschnitt?).

Anschließend wird das Ankunftsprofil der Gäste erstellt. D.h. in welchem Zeitraster werden wie viele Gäste erwartet?

 

Nun sind die meisten Parameter bekannt um die Anzahl der Schleusen zu berechnen. Sobald Sie die Anzahl an Schleusen haben erfolgt der Abgleich mit der benötigten Staufläche für die Warteschlange. Und schlussendlich noch Überlegungen wie die Warteschlange organisiert werden kann.

Nutzung der Flächen

Eine adäquate Planung der Veranstaltungsflächen ist für das Wohlbefinden und die Sicherheit der Veranstaltungsgäste wichtig. Veranstaltungsgäste nutzen die zur Verfügung stehenden Flächen in unterschiedlichsten Formen. Für diese unterschiedlichen Nutzungsarten bedarf es Vorkehrungen. 


Am idealsten ist es natürlich, das Problem bei der Wurzel zu packen und Flächen, Wege, etc. im Vorfeld optimal zu gestalten. Bei fixen Infrastrukturen ist dies jedoch noch nicht immer möglich. Es kann daher auch vorkommen, dass eine Veranstaltung an einen bestimmten Ort nicht stattfinden kann bzw. sollte, da diese hierfür nicht geeignet ist. Nicht jede Veranstaltung passt in jede Veranstaltungsstätte - auch wenn der Bescheid der Veranstaltungsstätte diese als ausreichend für die Besucheranzahl aufweist! Die behördliche Genehmigung ist keine Garantie für eine sichere Veranstaltung. Es ist daher von großem Vorteil, wenn man als Crowd Manager möglichst frühzeitig in die Veranstaltungsplanung involviert wird (z.B. schon beim Location Scouting).


Die Betrachtungsweise erfolgt von Innen (Nutzung) nach Außen (Planung). Für erste Einschätzungen werden die zur Verfügung stehenden Flächen ausgemessen und in Einklang mit dem Flächenbedarf von Menschen gebracht. Es werden aber nicht nur quantitative Daten herangezogen. Ebenso wichtig ist zu berücksichtigen, wie BesucherInnen diese Flächen nutzen werden und welche Erwartungshaltung diese haben. Im Zuge der Flächenplanung wird zwischen statischer und dynamischer Flächen unterschieden.

Statische Flächen

Statische Flächen sind Bereiche, in denen BesucherInnen verweilen. Das können Areale vor Bühnen (die klassischen Zuschauerflächen), Essensbereiche oder auch Bereiche vor Toiletten und Verkaufsständen, etc. sein. Ein maßgebliches Sicherheitsmerkmal für statische Flächen ist die Dichte an Personen je Quadratmeter. Diese ist oftmals in Gesetzen oder Normen geregelt. Zu beachten gilt jedoch, dass sich BesucherInnen nicht lehrbuchartig gleichmäßig auf dem Veranstaltungsgelände verteilen weshalb weitere Analysen hinsichtlich der Fläche(n) notwendig sind. Wann, wo und warum können zu hohe Personendichten auftreten? Wie werden diese Areale genutzt? Begeben sich BesucherInnen freiwillig in diese Dichte? Wie lange halten sie sich darin auf? Ab wann wird eine Personendichte für die darin befindlichen Menschen unangenehm? Ab wann gefährlich? etc. etc.

Dynamische Flächen

Dynamische Flächen sind Bewegungsflächen (d.h. z.B. Verkehrswege). Das sind unter Anderem die Zugänge zur Veranstaltung, Wege innerhalb der Veranstaltungsfläche, Übergänge, Fluchtwege, etc. Es gilt, die dynamischen Flächen auf Basis der Kapazitäten und der Nutzung zu beurteilen: Welche Wege werden werden wie häufig frequentiert? Ergeben sich unidirektionale (in eine Richtung gehend) oder bidirektionale (gegenläufige) Personenströme? Welche  Parameter können sich  positiv/negativ auf den Personenstrom auswirken (z.B. Sichtachsen auf interessante Bereiche)? Beeinflussen statische Areale eventuell Bewegungsflächen?

 

Um zu berechnen, ob die vorhandenen Wege ausreichend breit sind kann in einfachen Settings mit dem sogenannten Handrechenverfahren gearbeitet werden. Für komplexe Gesamtzusammenhänge größerer Veranstaltungsstätten werden oftmals Computersimulationen genutzt.


Die Nutzung der Flächen sollte jedoch nicht nur für einen bestimmten Moment erfolgen. Vielmehr ist es so, dass sich die Flächennutzung im Laufe einer Veranstaltung verändert. Daher sind auch die verschiedenen Veranstaltungsphasen zu beachten.

Veranstaltungsphasen

Risiken aus Personenströmen und -dichten sind dynamischer Natur, die sich im Laufe einer Veranstaltung sowohl zeitlich als auch örtlich ändern. Es müssen die Besonderheiten hinsichtlich der jeweiligen Veranstaltungsphasen (Anreise, Einlass, Teilnahme, Abstrom und Abreise) beachtet werden.


Während der Einlassphase wird der Fokus logischerweise auf den Zustrom und den Einlass gelegt. Wie reisen die Gäste an? Wie breit und lang sind die Wege von den Parkflächen/Bahnhof/etc. bis zum Einlassbereich der Veranstaltung? Wie ist die Bodenbeschaffenheit? Wie die Beleuchtung? Was kann sonst positiv/negativ auf die Aufrechterhaltung des Personenstroms einwirken? Wie lange ist eine akzeptable Wartedauer beim Einlass? Wie viele Einlassschleusen werden benötigt? Steht ausreichend Platz zur Verfügung? Steht ausreichend Wartefläche vor dem Einlass zur Verfügung? Wie ist die Bodenbeschaffenheit im Warteareal (vor allem bei Schlechtwetter von Bedeutung)? Wie kann die Warteschlange organisiert werden? Usw. usw


Während der Anwesenheitsphase gilt es andere Bereiche zu beachten. Zuschauerflächen, Verkehrswege und weiter Areale, die von Publikumsinteresse sind. Wie verteilen sich die Gäste nach dem Einlass? Gibt es einen Bereich, zu dem viele Gäste möchten? Für wie viele Personen ist dort Platz? Welches Equipment wird benötigt um sichere Zuschauerflächen herstellen zu können? Müssen die Zuschauerflächen aufgrund der Dynamik im Publikumsbereich segmentiert werden? Usw. usw. Ebenso sind auch Verkaufsstände, Gastronomie oder Toilettenbereiche von Interesse da deren Anzahl und Positionierung Einfluss auf Personenströme nehmen.


Der Abstrom ist ein weiterer zu berücksichtigender Punkt. Im Regelfall wird der Abstrom unter zwei Gesichtspunkten betrachtet. Der normale Abstrom nach regulärem Veranstaltungsende und der notfallbedingte Abstrom (Räumung).


Nach regulärem Veranstaltungsende stellt sich die Frage, wann die Gäste die Veranstaltungsstätte verlassen werden? Warten alle bis zu einem bestimmten Programmpunkt (z.B. Feuerwerk) und gehen dann alle gleichzeitig? Oder verteilt sich die Personenmenge über eine längere Dauer. Vor allem bei Ersterem muss darauf geachtet werden, dass die Wege und Ausgänge die darauf angewiesenen Personen aufnehmen können.

Ist dies nicht der Fall muss gegengesteuert werden. Hierfür gibt es viele Möglichkeiten - vom Wechsel der Location bis zur Änderung der Programmpunkte. Das kann z.B. eine zeitliche Verschiebung, der Entfall oder das Hinzufügen eines Programmpunktes sein um den gleichzeitigen Abstrom einer Personenmenge zu vermeiden. 


Beispiel: Bei Ihrer Veranstaltung ist der letzte Programmpunkt das große Highlight. Es ist davon auszugehen, dass nach diesem Programmpunkt 90 % der anwesenden Gäste die Veranstaltungsstätte verlassen werden. Nun stellt sich natürlich die Frage, ob die Veranstaltungsstätte diesen Abstrom überhaupt bewältigen kann? 


Wie breit sind die Wege innerhalb der Veranstaltungsstätte? Sind Garderoben zu berücksichtigen? Wie breit sind die Ausgänge? Wie breit sind die nachgelagerten Wege. Gibt es im Nahbereich der Veranstaltungsstätte eine Straße die gequert werden muss? Sorgt dies dann auch für Probleme außerhalb der Veranstaltungsstätte? Usw. usw.


Nehmen wir nun an, dass eine Überprüfung ergibt, dass die Ausgänge der Veranstaltungsstätte nicht ausreichend für diese Personenanzahl dimensioniert sind. Neue Ausgänge zu bauen ist nicht möglich. Im Idealfall wechselt man die Veranstaltungsstätte - aber in diesem Beispiel nicht möglich.


Daher gilt es nun, die Anzahl an Besucherinnen und Besucher, die gleichzeitig gehen möchten, zu reduzieren. Und das lässt sich über eine Änderung des Programmes verwirklichen. Nach dem Hauptprogrammpunkt wird noch ein weiterer Programmpunkt hinzugefügt, der zumindest 30 % der anwesenden Gäste in der Veranstaltungsstätte "hält". Die Berechnungen haben ergeben, dass die Ausgänge nun eine ausreichende Kapazität für die abströmenden Gäste haben.

Kommunikation

Ergeben sich z.B. Gefährdungen durch zu erwartendes Publikumsverhalten so kann bereit im Vorfeld mit guter Kommunikation (und Management - siehe nächster Abschnitt) gegengesteuert werden. 


Veranstaltungen sind soziale Gebilde und können wesentlich durch Information und Kommunikation beeinflusst werden (positiv wie negativ). Ein gute Kommunikation mit den VeranstaltungsbesucherInnen vor, während und nach der Veranstaltung ist ein wesentlicher Aspekt von gutem Crowd Management. Gut informierte BesucherInnen finden sich besser zurecht, sind weniger frustriert und lassen sich besser leiten. Die notwendigen Informationen sind hinsichtlich Ihres Zweckes und Ihrer Art zu unterscheiden (z.B. Informationen für den Normalbetrieb versus für den Notfall). 


In Abhängigkeit des Besucherprofils lässt sich übrigens obig dargestelltes Problem (der Abstrom von der Veranstaltung) eventuell auch mit guter Kommunikation lösen.


Bezüglich guter Kommunikation während der Veranstaltung: Es muss bereits im Vorfeld klar sein, wo sich Problembereiche ergeben könnten da Kommunikation nicht "einfach so" geschieht. Es müssen die organisatorischen, technischen und personellen Ressourcen am richtigen Ort bereitgestellt werden müssen (siehe Management). Und hierfür wird Crowd Management benötigt.

Management

Es reicht aber nicht, "nur" zu wissen, wo sich Probleme bei der Veranstaltung ergeben könnten.

 

Es müssen auch die entsprechenden Prozesse und Ressourcen (Personal, Technik) hergestellt werden. Wo werden Lautsprechersysteme benötigt? Wer bedient diese? Wie können Personen, die diese bedienen, im Ereignisfall kontaktiert werden? Selbiges gilt natürlich auch für LED-Wände, die für Einspielungen überaus hilfreich sein können (vor allem wenn man das laufende Programm nicht durch eine "Durchsage" unterbrechen möchte). 


Unter Management versteht man jedoch nicht nur das Management von Personal und Technik. Es wird auch die Aufbau- und Ablauforganisation betrachtet. Wer ist befugt, in welchen Situationen Anweisungen zu geben? Welche Organisationseinheiten sollten sich in welchen Abständen treffen um sich gegenseitig abzustimmen? Welche Organisationseinheiten treffen sich wo in einem Notfall? Innerhalb welcher Zeit? Und wer ist dann entscheidungsbefugt? Welche Veranstaltungsabteilungen müssen z.B. im Räumungsfall von wem kontaktiert werden? Wie kann diese Kommunikation sichergestellt werden? Was wird den MitarbeiterInnen wann kommuniziert? Haben diese Abteilungen bestimmte Tätigkeiten durchzuführen? Gibt es hierfür schriftliche Handlungsanweisungen? Usw. usw.

Zusammenfassung

Crowd Management ist ausgesprochen vielseitiges Themengebiet. Gestaltung der Veranstaltungsflächen, Abstimmung der Wege & Flächen mit dem Veranstaltungsprogramm, Berücksichtigen von typischen Verhaltensmuster von Besucherinnen und Besucher, Auf- und Ablauforganisation der Veranstaltungsorganisation, etc. etc. 


Crowd Management verfolgt hierbei einen präventiven Ansatz - es wird versucht, Probleme erst gar nicht entstehen zu lassen (im Gegensatz zu Crowd Control).


Crowd Management ist Teil des Risikomanagements einer Veranstaltung und beginnt Monate vor der Veranstaltung.


Der Fokus liegt in der Vermeidung von kritischen Personendichten, der Aufrechterhaltung von Personenströme, guter Information der Besucherinnen und Besucher sowie dem Management bestimmter Areale und Prozesse.


Crowd Management ist in der Lage einen wertvollen Beitrag zur Sicherheit der Gäste zu liefern - und das unabhängig von der Veranstaltungsgröße und Veranstaltungsart.

Haben Sie Interesse an Crowd Management?


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Für mehr Informationen besuchen Sie einfach unsere Webseite oder kontaktieren Sie uns.


Wir freuen uns auf Sie!

Martin Bardy ist Experte für Sicherheit bei Veranstaltungen. Sicherheitskonzept. Crowd Management. Räumungskonzept

Über den Autor

Martin Bardy MA, BEd, BA, MBA ist Geschäftsführer von siflux - Crowd Safety Management. Er arbeitet tagtäglich für die Sicherheit bei Veranstaltungen. Seine Spezialgebiete sind das Verfassen von Sicherheitskonzepte, Räumungskonzepte, Notfallpläne und Crowd Management Pläne.


2020 und 2021 gewann er den Austrian Event Award für das jeweils beste Sicherheitskonzept.


Er betreut Veranstaltungen in der Größenordnung von 150 bis 200.000 Personen in den unterschiedlichsten Eventbereichen (Musikfestivals, Brauchtumsveranstaltungen, Firmenveranstaltungen, Kongresse, Sportveranstaltungen, etc.).


Er ist externer Lektor an Fachhochschulen und Universitäten zu den Themen "Sicherheit bei Veranstaltungen" und "Crowd Management".


Martin Bardy studierte Crowd Safety Management an der Buckinghamshire University in der Nähe von London. Er graduierte mit der höchsten Auszeichnung "First-class honours" als Jahrgangsbester. Weitere Studien ("Sport- und Eventmanagement", "Wirtschafts- und Organisationspsychologie") runden sein Profil ab.

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