Arbeitnehmer:innenschutzkonzept für Veranstaltungen - ASchG-konform, auch für Fremdfirmen

Was ist ein Arbeitnehmer:innenschutzkonzept bei Veranstaltungen?

Ein Arbeitnehmer:innenschutzkonzept für Veranstaltungen ist kein Standard-Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokument eines einzelnen Unternehmens. Es ist eine veranstaltungsspezifische Evaluierung der Gefährdungen und Maßnahmen auf dem gesamten Veranstaltungsgelände - über alle dort tätigen Unternehmen hinweg.

Der häufigste Denkfehler: „Wir haben keine eigenen Mitarbeiter:innen - also betrifft uns der Arbeitnehmerschutz nicht.“ Das stimmt so nicht. Das ASchG verpflichtet zwar die Arbeitgeber:innen. Die Behörde kann Schutzmaßnahmen aber auch Ihnen als Veranstalter:in vorschreiben, selbst ohne eigene Mitarbeiter:innen (§ 94 Abs 5b ASchG). Dazu kann etwa gehören, die externen Unternehmen über die Gefährdungen zu informieren und ihre Schutzmaßnahmen zu koordinieren. Die Einhaltung kontrollieren die Arbeitsinspektorate vor Ort.

Darüber hinaus steigen die Anforderungen an die Koordination, sobald bestimmte Aktivitäten auf dem Gelände stattfinden: etwa wenn Stapler oder andere selbstfahrende Arbeitsmittel eingesetzt werden, wenn die Veranstalter:in externen Firmen Arbeitsmittel zur Verfügung stellt oder wenn Podeste und Aufbauten errichtet werden, auf denen Arbeitnehmer:innen - eigene oder fremde - tätig sind.

Wenn die Veranstalter:in selbst Arbeitnehmer:innen beschäftigt, kommen zusätzliche Pflichten hinzu: die eigene Evaluierung samt Dokumentation, die sicherheitstechnische und arbeitsmedizinische Betreuung, die Bestellung von Ersthelfer:innen, die Bereitstellung von Erste-Hilfe-Material und persönlicher Schutzausrüstung sowie die nachweisliche Unterweisung der eigenen Mitarbeiter:innen.

Koordination gemäß § 8 ASchG - mehrere Arbeitgeber:innen - ein Gelände

§ 8 ASchG ist der zentrale Paragraph für den Arbeitnehmer:innenschutz bei Veranstaltungen. Er verpflichtet Arbeitgeber:innen, deren Beschäftigte in derselben Arbeitsstätte, auf derselben Baustelle oder auf derselben auswärtigen Arbeitsstelle tätig sind, zur Zusammenarbeit: Sie müssen ihre Gefahrenverhütung koordinieren und einander informieren. In der Praxis benennt die Veranstalter:in dafür Koordinator:innen, die während Auf- und Abbau sowie während der Veranstaltung vor Ort anwesend und erreichbar sind.

Die Aufgaben der Koordination gehen weit über das Erstellen eines Dokuments hinaus. Es geht darum, dass die Regeln am Gelände festgelegt, kommuniziert und kontrolliert werden: Welche Gefährdungen gibt es? Welche Maßnahmen gelten? Wer ist wofür zuständig? Und vor allem: Kennen alle Beteiligten diese Regeln?

Praxisbeispiel: Staplerverkehr am Veranstaltungsgelände. Während Auf- und Abbau befahren Stapler, Teleskoplader und LKW das Gelände. Gleichzeitig arbeiten dort Personen verschiedener Unternehmen. Wer hat Vorrang am Gelände - Fußgänger:innen oder Fahrzeuge? Wo darf gefahren werden, wo nicht? Welche Geschwindigkeitsbegrenzung gilt? Wer braucht eine Fahrbewilligung? Jemand muss diese Regeln festlegen, an alle Beteiligten kommunizieren und deren Einhaltung kontrollieren. Das ist Koordination - und das regeln wir im Arbeitnehmer:innenschutzkonzept.

Was siflux für Sie erstellt: das Drei-Dokumente-System

Unser Arbeitnehmer:innenschutz für Veranstaltungen besteht aus drei aufeinander abgestimmten Dokumenten, das dritte auf Wunsch. Dieses Drei-Dokumente-System bringt die Informationen von den Koordinator:innen bis zu jeder einzelnen Arbeitnehmer:in.

01 - Arbeitnehmer:innenschutzkonzept

Das Kernstück. Es richtet sich an die Koordinator:innen und die verantwortlichen Personen der Veranstaltung. Das Konzept enthält die Beschreibung der Veranstaltung und des Geländes, die Benennung der Koordinator:innen zur Umsetzung von § 8 ASchG, die Gefährdungsermittlung mit konkreten Maßnahmen, Zuständigkeiten und Kontrollpflichten, die Festlegung der Verkehrsregeln am Gelände, die Vorgaben zu Brandschutz, Sicherheitsbeleuchtung, Arbeitsmitteln, Arbeitsstoffen und persönlicher Schutzausrüstung, das Räumungsverfahren für Arbeitnehmer:innen einschließlich Sammelplätzen und Vollzähligkeitskontrolle - abgestimmt auf die Notfallplanung, eine Aufstellung aller aufliegenden Dokumente (Listen, Befunde, Anweisungen, Aushänge) sowie den Begehungsbericht vor Veranstaltungsbeginn.

02 - Information für Fremdfirmen

Dieses Dokument geht an alle externen Unternehmen, die in der Veranstaltungsstätte tätig sind. Es informiert über die Gefährdungen und Maßnahmen am Veranstaltungsgelände, über die Pflichten der Arbeitgeber:innen (Evaluierung gemäß § 4 ASchG, Information gemäß § 12 ASchG, Unterweisung gemäß § 14 ASchG, Erste Hilfe, persönliche Schutzausrüstung) und enthält ein Erklärungsformular, mit dem jedes Unternehmen die gemäß § 3 Abs 6 ASchG beauftragte Person vor Ort, die Anzahl der Arbeitnehmer:innen und die eingebrachten gefährlichen Arbeitsmittel oder Arbeitsstoffe benennt. Die Information für Fremdfirmen ist kein Ersatz für die eigene Evaluierung der beauftragten Unternehmen - aber eine wesentliche Grundlage dafür.

03 - Sicherheitsinformation (sofern gewünscht)

Eine kompakte, visuelle Unterlage für die Unterweisung einzelner Arbeitnehmer:innen: allgemeine Regeln, Fluchtwege und Sammelplätze, Verhalten im Notfall und Brandfall, Verkehrsregeln am Gelände, persönliche Schutzausrüstung und veranstaltungsspezifische Gefahren. Die Sicherheitsinformation ist als eigenes Dokument nicht vorgeschrieben - sie erleichtert aber den externen Unternehmen die Unterweisung ihrer Mitarbeiter:innen erheblich und wird von uns als Aushang am Gelände empfohlen.

Wir verfügen über ausgebildete Sicherheitsfachkräfte (SFK) gemäß SFK-VO und können die Begehung der Veranstaltungsstätte vor Veranstaltungsbeginn durchführen. siflux stellt keine Arbeitsmediziner:innen.

Welche Gefährdungen adressiert das Konzept?

Veranstaltungen erzeugen Gefährdungen, die über den Standard-Büroarbeitsplatz weit hinausgehen. Das Arbeitnehmer:innenschutzkonzept evaluiert unter anderem: Fahrzeugverkehr am Gelände (Stapler, Teleskoplader, LKW-Anlieferung), elektrischen Strom und Kabelverlegung, Sturz-, Stolper- und Rutschgefahr (Niveauunterschiede, Kabel, Witterung, unbefestigter Boden), Absturzgefahr (Bühne, Traversen, Gerüste), Witterungseinflüsse (Kälte, Hitze, Nässe, Wind, Schnee, UV-Strahlung), Lärmbelastung (Soundcheck, Veranstaltungsbetrieb), schwebende Lasten (etwa bei Kranarbeiten), optische Strahlung (Laser, UV-Strahler, Scheinwerfer mit hohem Blaulichtanteil), Baumbestand und Windbruchgefahr, Effektgeräte (Pyrotechnik, Nebel, Feuer) sowie gefährliche Arbeitsstoffe (Treibstoffe, Reinigungsmittel).

Jede Gefährdung wird mit konkreten Maßnahmen versehen und einer klaren Zuständigkeit zugeordnet: Koordinator:in, ausführende Firma oder Arbeitgeber:in. Für jede Maßnahme wird definiert, wann sie umzusetzen ist und wie die Kontrolle erfolgt.

Ablauf - vom Erstgespräch zur Begehung

1. Erstgespräch - kostenfrei und unverbindlich. Sie schildern uns Ihre Veranstaltung: Gelände, Aufbauten, beteiligte Firmen und den Zeitplan für Auf- und Abbau. Wir klären gemeinsam, welche Dokumente Sie brauchen und welche Auflagen gelten.
2. Gefährdungen ermitteln. Wir erfassen die Gefährdungen auf dem gesamten Gelände - vom Staplerverkehr über die Absturzgefahr bis zur Witterung - und legen Maßnahmen und Zuständigkeiten fest.
3. Drei-Dokumente-System erstellen. Arbeitnehmer:innenschutzkonzept für die Koordinator:innen, die Information für Fremdfirmen als Informationsschreiben an alle beauftragten Unternehmen und auf Wunsch die Sicherheitsinformation für die Unterweisung.
4. Abstimmung. Wo sich Arbeitnehmer:innenschutz und Besucher:innensicherheit überschneiden, etwa bei Fluchtwegen, Sammelplätzen und Brandschutz, stimmen wir das Konzept mit dem Sicherheitskonzept und der Notfallplanung ab.
5. Begehung vor Veranstaltungsbeginn. Unsere Sicherheitsfachkräfte (SFK) begehen die Veranstaltungsstätte, prüfen die Umsetzung und erstellen den Begehungsbericht.

Lieferzeit

Wie schnell wir liefern können, hängt von der Komplexität Ihrer Veranstaltung und der Zahl der von Ihnen beauftragten Unternehmen ab. Als grobe Orientierung:

• Arbeitnehmer:innenschutzkonzept zusammen mit einem Sicherheitskonzept: in dessen Lieferzeit enthalten
• Arbeitnehmer:innenschutzkonzept bei eigenständiger Beauftragung: ca. 2-4 Wochen

Auch bei knappen Zeitfenstern finden wir in der Regel eine Lösung.

Verzahnung mit dem Sicherheitskonzept

Das Arbeitnehmer:innenschutzkonzept ist ein eigenständiges Dokument - kein Kapitel des Sicherheitskonzepts. Es ergänzt das Sicherheitskonzept für Veranstaltungen: Das Sicherheitskonzept adressiert Besucher:innensicherheit - Fassungsraum, Fluchtwegsberechnung, Räumung. Das Arbeitnehmer:innenschutzkonzept adressiert Arbeitnehmer:innensicherheit - Evaluierung, Koordination, Unterweisung.

Die Überschneidungsbereiche - Fluchtwege, Sammelplätze, Brandschutz, Sicherheitsbeleuchtung - werden aufeinander abgestimmt.

Durch die Arbeit am Sicherheitskonzept kennen wir Ihr Gelände, Ihre Aufbauten und Ihre Infrastruktur bereits im Detail - von der Fluchtwegsberechnung über die statischen Abnahmen bis zum Baumbestand. Das Arbeitnehmer:innenschutzkonzept kann auf dieser Grundlage aufbauen.

Warum siflux?

Die Erstellung eines Arbeitnehmer:innenschutzkonzepts ist keine reglementierte Tätigkeit - es gibt kein eigenes Gewerbe dafür. Die Frage ist, ob das Konzept den Anforderungen der Arbeitsinspektorate standhält - vor allem dann, wenn es zu einem Arbeitsunfall kommt, auch bei Mitarbeiter:innen externer Unternehmen. Bestimmte Aufgaben - insbesondere die Begehung der Veranstaltungsstätte und die fachliche Evaluierung - setzen eine Qualifikation als Sicherheitsfachkraft voraus.

Baustelle oder auswärtige Arbeitsstelle? Ob beim Auf- und Abbau das Bauarbeitenkoordinationsgesetz (BauKG) gilt, hängt von der Art der Arbeiten ab, nicht von der Bezeichnung der Aufbauten. Einzelne Bestimmungen der Bauarbeiterschutzverordnung, etwa zur Absturzsicherung, gelten auch auf auswärtigen Arbeitsstellen. Wir prüfen die Abgrenzung für Ihre Veranstaltung im Einzelfall und vermeiden so unnötigen Aufwand ebenso wie Lücken.

Bei uns arbeiten ausgebildete Sicherheitsfachkräfte (SFK) gemäß SFK-VO. Das Konzept wird von jemandem erstellt, der die gesetzlichen Anforderungen kennt, die Begehung selbst durchführen kann und die typischen Auflagenpunkte der Arbeitsinspektorate in den Konzepten berücksichtigt. Das Drei-Dokumente-System bringt die Informationen aus dem Konzept bis zu jeder einzelnen Person, die in der Veranstaltungsstätte arbeitet.

siflux verfügt über umfangreiche praktische Erfahrung mit Outdoor-Events, Sportgroßveranstaltungen, Konzerten und Festivals in ganz Österreich.