Notfallplanung für Veranstaltungen — damit im Ernstfall jeder Handgriff sitzt

Was ist Notfallplanung – und wie hängt sie mit dem Sicherheitskonzept zusammen?

Das Sicherheitskonzept ist das strategische Basisdokument für die Sicherheit Ihrer Veranstaltung. Es identifiziert die Risiken und definiert die Schutzmaßnahmen. Die Notfallplanung — und damit auch das Räumungs- & Evakuierungskonzept — baut darauf auf: Sie legt fest, wie Sie Risiken beherrschen, deren Eintrittswahrscheinlichkeit nicht ausreichend gesenkt werden kann.

Das Sicherheitskonzept beantwortet die Frage: Welche Risiken gibt es und wie beherrschen Sie diese?

Die Notfallplanung beantwortet die Frage: Wie beherrschen Sie Risiken, deren Eintrittswahrscheinlichkeit nicht ausreichend gesenkt werden kann?

Dabei unterscheiden wir zwei Planungsansätze:

Szenariounabhängige Maßnahmenplanung – Maßnahmen, die unabhängig vom konkreten Auslöser greifen. Wenn geräumt werden muss, wird geräumt – egal ob der Auslöser ein Sturm, ein technischer Defekt oder eine andere Störung ist. Das Räumungs- & Evakuierungskonzept und die Durchsagetexte müssen in jedem dieser Fälle funktionieren.

Szenariobasierte Maßnahmenplanung – Maßnahmen, die auf konkrete Szenarien zugeschnitten sind. Die Grundlage dafür ist die Risikobeurteilung aus dem Sicherheitskonzept: Welche Szenarien wurden als relevant identifiziert? Wie bereitet man sich gezielt auf jedes einzelne vor? Welche spezifischen Handlungsschritte sind für welches Szenario definiert?

Beide Ansätze ergänzen einander. Gemeinsam stellen sie sicher, dass Ihre Veranstaltung nicht nur auf den Normalfall vorbereitet ist – sondern auch auf den Ernstfall.

Wann ist Notfallplanung gesetzlich gefordert?

In Österreich regelt jedes Bundesland das Veranstaltungsrecht eigenständig – neun Bundesländer, neun Veranstaltungsgesetze. Die Pflicht zur Notfallplanung und zur Räumung und Evakuierung im Gefahrenfall ist dabei unterschiedlich formuliert.

Proaktive Räumungspflicht des Veranstalters – Oberösterreich, Steiermark und Vorarlberg normieren die stärkste Pflicht: Der Veranstalter hat dafür zu sorgen, dass die Besucher:innen im Notfall rechtzeitig zum Verlassen der Veranstaltungsstätte aufgefordert werden und diese auch rasch und gefahrlos verlassen können.

Alarmierung und technische Einrichtungen – Wien verlangt, dass anwesende Personen im Gefahrenfall sofort alarmiert und zum Verlassen aufgefordert werden – und ergänzt die Pflicht zur Bereitstellung der dafür erforderlichen technischen Alarmierungseinrichtungen.

Abbruchpflicht bei Gefährdung – Niederösterreich und Tirol koppeln die Räumungspflicht an die Pflicht zum sofortigen Abbruch bei erkannter Gefährdung. Niederösterreich und Tirol fordern darüber hinaus „alle sonst erforderlichen Maßnahmen“.

Behördliche Räumungskompetenz – Burgenland und Kärnten verlagern die Räumungskompetenz stärker auf die Behörden und Sicherheitsorgane. In Salzburg ergibt sich die Notfallplanung primär über Bescheidauflagen und die Veranstaltungsstätten-Verordnung.

Unabhängig vom Bundesland: Stand der Technik. Die ÖNORM EN 13200-8 fordert für jede Veranstaltung einen Notfallplan – einschließlich Verfahren für die teilweise oder vollständige Räumung und Evakuierung. Die ÖNORM S 2304 definiert die Begriffe Räumung und Evakuierung als getrennte Maßnahmen. Unabhängig davon, wie Ihr Bundesland die Pflicht formuliert: Ein professionelles Räumungs- und Evakuierungskonzept entspricht dem Stand der Technik – und schützt Sie im Haftungsfall.

Wir kennen die Veranstaltungsgesetze aller neun Bundesländer und berücksichtigen die jeweils geltenden Bestimmungen in jedem Konzept, das wir erstellen.

Räumungs- und Evakuierungskonzept

Das Räumungs- und Evakuierungskonzept beschreibt, wie Ihre Veranstaltung oder Veranstaltungsstätte im Ernstfall geordnet geräumt und evakuiert wird. Es legt fest, wer die Entscheidung trifft, wie die Besucher:innen informiert werden, über welche Wege sie das Gelände verlassen, wohin sie geführt werden und wer welche operativen Maßnahmen umsetzt.

Wir berechnen in unseren Räumungs- und Evakuierungskonzepten auch die Räumungsdauer – denn nur wer weiß, wie lange eine Räumung/Evakuierung dauert, kann beurteilen, wann „rechtzeitig“ ist. Die Dauer umfasst dabei nicht nur die Zeit, die Besucher:innen benötigen, um einen sicheren Bereich zu erreichen, sondern auch die Zeit für Detektion, Alarmierung und Reaktion – denn jede dieser Phasen muss eingeplant werden, bevor sich eine Person überhaupt in Bewegung setzt. Die notwendigen Fluchtwegskapazitäten werden mit der siflux FlowPath-Methode berechnet.

Ein Räumungskonzept beantwortet unter anderem:

• Wer gibt die Räumung/Evakuierung frei und wer löst sie aus?
• Wie werden die Mitarbeiter:innen intern informiert?
• Wie werden die Besucher:innen informiert – und in welchen Sprachen?
• Über welche Wege verlassen die Besucher:innen das Gelände?
• Wie werden nicht-selbstrettungsfähige Personen aus der Veranstaltungsstätte gebracht?
• Welche Fluchtwege werden besonders stark frequentiert – und wo werden Positionen für Mitarbeiter:innen des Ordnerdienstes notwendig?
• Wie lange dauert die Räumung und ist diese Zeit ausreichend?
• Wohin werden die Besucher:innen nach der Räumung geführt?

Ein wesentlicher Bestandteil des Räumungskonzepts ist die klare Abgrenzung der Aufgaben zwischen dem Veranstaltungsteam und den Einsatzorganisationen (Polizei, Feuerwehr, Sanitätsdienst). Wer ist wofür zuständig? Wo endet die Verantwortung der Veranstalter:in, wo beginnt die der Einsatzorganisationen? Diese Schnittstellen müssen im Vorfeld definiert sein.

Räumung und Evakuierung – nicht dasselbe. Die ÖNORM S 2304 definiert beide Begriffe getrennt: Bei einer Räumung bringen sich selbstrettungsfähige Personen auf Anweisung aus einem gefährdeten Bereich in Sicherheit. Bei einer Evakuierung werden Personen organisiert in Sicherheit gebracht, die das nicht selbst können – etwa Besucher:innen mit Behinderung, die auf Unterstützung durch Personal angewiesen sind. Deshalb heißt das Dokument auch Räumungs- und Evakuierungskonzept – es deckt beide Bereiche ab. Den ausführlichen Hintergrund — mit allen Norm-Definitionen und der Bundesländer-Übersicht — finden Sie in unserem Blogbeitrag Räumung vs. Evakuierung: Gibt es einen Unterschied?.

Wir erstellen Räumungs- und Evakuierungskonzepte, die beide Aspekte integriert behandeln: die geordnete Räumung für die Masse der selbstrettungsfähigen Besucher:innen und die gezielte Evakuierung für Personen, die auf Unterstützung angewiesen sind.

Show-Stop-Verfahren / Programmunterbrechungsverfahren

Das Show-Stop-Verfahren – auf Deutsch Programmunterbrechungsverfahren – beschreibt, wie das Programm Ihrer Veranstaltung kontrolliert unterbrochen oder abgebrochen wird.

Eine Programmunterbrechung oder ein Programmabbruch ist eine sensible Situation. Wird sie nicht strukturiert durchgeführt, kann es im Publikumsbereich zu Verwirrung kommen. Deshalb braucht es klar definierte Rollen, Kommunikations- und Entscheidungswege – und dafür planen wir.

Ein Show-Stop kann sowohl szenariobasiert als auch szenariounabhängig notwendig werden. Szenariobasiert etwa, wenn der Druck vor der Bühne zu hoch wird. Szenariounabhängig, wenn eine Räumung eingeleitet werden muss – unabhängig vom konkreten Auslöser. In beiden Fällen muss das Verfahren funktionieren.

Wir definieren im Vorfeld, wer in welcher Situation die Unterbrechung einleiten darf, wie die Kommunikation an Bühne, Technik und Veranstalter:in abläuft und wie ein geordneter Wiederanlauf eines unterbrochenen Bühnenprogramms erfolgt. Je nach Situation können unterschiedliche Personen befugt sein, den Show-Stop einzuleiten: die Veranstalter:in oder eine vertretungsbefugte Person, das Stage Management oder der Pit Supervisor des Ordnerdienstes.

Das Programmunterbrechungsverfahren regelt unter anderem:

• Wer darf den Show-Stop in welcher Situation einleiten?
• Wie wird die Entscheidung an die Bühne, die Technik und die Veranstalter:in kommuniziert?
• Was passiert mit Licht, Ton, szenischen Effekten und Bühnenprogramm?
• Welche Durchsagen werden wann ausgelöst?
• Wer darf den Wiederanlauf einer unterbrochenen Show einleiten – und wie wird das umgesetzt?

Entscheidend ist, dass alle Beteiligten das Verfahren im Vorfeld kennen. FOH-Leitung, Stage Management, Moderation oder Künstler:innen, Ordnerdienst und technische Leitung – jede beteiligte Person muss vorab über ihre Rolle und Aufgaben gebrieft sein, damit das Verfahren im Ernstfall funktioniert. Ein vordefiniertes Programmunterbrechungsverfahren verkürzt zudem die Zeit bis zur Durchsage an die Besucher:innen – und damit die Gesamtdauer der Räumung.

Stör-, Notfall- und Krisentexte

Warum sind vorformulierte Durchsagetexte so wichtig? Weil das Wording entscheidend ist. Eine falsch formulierte Durchsage kann die Reaktion der Besucher:innen maßgeblich verzögern. Wer etwa eine Räumung mit „behördlicher Anordnung“ oder „technischem Gebrechen“ begründet, wird feststellen, dass ein Großteil der Gäste nicht reagiert – weil keine klare Handlungsanweisung kommuniziert wird. Professionell erarbeitete Stör-, Notfall- und Krisentexte stellen sicher, dass die richtige Information zur richtigen Zeit in der richtigen Weise kommuniziert wird – und verkürzen damit die Reaktionszeit der Besucher:innen und die Gesamtdauer einer Räumung.

Wir erstellen Durchsagetexte für unterschiedliche Szenarien – von der Störung im Normalbetrieb bis zur Räumungsdurchsage. Die Texte werden szenariobasiert erarbeitet und für den sofortigen Einsatz bereitgestellt. Dabei berücksichtigen wir auch die Frage der Sprache: Bei internationalen Veranstaltungen müssen Durchsagen in mehreren Sprachen verfügbar sein.

Sperrkonzepte

Ein Sperrkonzept regelt die gezielte Sperrung von Bereichen Ihrer Veranstaltung, wenn eine Überfüllung droht. Die Grundlage dafür wird im Sicherheitskonzept gelegt: Dort wird der Fassungsraum für die gesamte Veranstaltungsstätte und für jeden Teilbereich berechnet. Das Sperrkonzept baut darauf auf und regelt, wie eine drohende Überfüllung rechtzeitig erkannt wird, welche Ressourcen dafür notwendig sind und welche operativen Schritte eingeleitet werden.

Sperrung von Teilbereichen – Wenn ein bestimmter Bereich innerhalb der Veranstaltungsstätte seine Kapazitätsgrenze erreicht, wird dieser Bereich gesperrt, während die restliche Veranstaltung weiterläuft. Das Sperrkonzept legt fest, wer die Sperrung auslöst, wie Besucher:innen umgelenkt werden und wie die Kommunikation zwischen den Bereichen funktioniert.

Sperrung der gesamten Veranstaltungsstätte – Wenn das gesamte Veranstaltungsgelände überfüllungsgefährdet ist, wird der Zugang zur gesamten Veranstaltungsstätte gesperrt. Das Sperrkonzept definiert die Auslösekriterien, den Ablauf und die Information der Besucher:innen, die sich noch außerhalb des Geländes befinden.

In beiden Fällen ist das Sperrkonzept eng an Crowd Management Know-how geknüpft – denn die Steuerung und Beobachtung der Besucherströme ist die Grundlage dafür, eine drohende Überfüllung frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig zu handeln.

Szenariobasierte Maßnahmenplanung

Die szenariobasierte Maßnahmenplanung bereitet Ihre Veranstaltung auf konkrete Ereignisse vor. Die Grundlage bildet die Risikobeurteilung aus dem Sicherheitskonzept: Welche Szenarien wurden als relevant identifiziert? Für jedes dieser Szenarien wird ein eigener Maßnahmenplan erstellt – im Vorfeld durchdacht, damit im Ernstfall nichts vergessen wird.

Ein Maßnahmenplan beschreibt für ein konkretes Szenario:

• Was ist passiert? (Beschreibung des Szenarios)
• Wer wird informiert und in welcher Reihenfolge?
• Wer entscheidet über die nächsten Schritte?
• Welche Maßnahmen werden eingeleitet?
• Wer ist für welche Maßnahme verantwortlich?
• Wann wird die Räumung ausgelöst – und wann nicht?

Typische Szenarien, für die Maßnahmenpläne erstellt werden, sind unter anderem: Sturm, Blitzschlaggefahr, Hagel, Stromausfall, Brand, Bruch des Wellenbrechersystems, Fund eines nicht zuordenbaren Gegenstandes oder Ausfall kritischer Infrastruktur.

Das Ziel der szenariobasierten Maßnahmenplanung ist, dass alle Beteiligten im Ernstfall wissen, was zu tun ist – ohne erst überlegen zu müssen. Die Szenarien wurden vorab durchdacht, die Verantwortlichkeiten sind geklärt, die Abläufe sind definiert.