Notfallplanung für Veranstaltungen - damit im Ernstfall jeder Handgriff sitzt

Was ist Notfallplanung - und wie hängt sie mit dem Sicherheitskonzept zusammen?

Das Sicherheitskonzept für Veranstaltungen ist das strategische Basisdokument für die Sicherheit. Es identifiziert die Risiken und definiert die Schutzmaßnahmen. Die Notfallplanung - und damit auch das Räumungs- und Evakuierungskonzept - baut darauf auf: Sie legt fest, wie Sie Risiken beherrschen, deren Eintrittswahrscheinlichkeit nicht ausreichend gesenkt werden kann.

Das Sicherheitskonzept beantwortet die Frage: Welche Risiken gibt es und wie beherrschen Sie diese?

Die Notfallplanung beantwortet die Frage: Wie beherrschen Sie Risiken, deren Eintrittswahrscheinlichkeit nicht ausreichend gesenkt werden kann?

Dabei unterscheiden wir zwei Planungsansätze:

Szenariounabhängige Maßnahmenplanung - Maßnahmen, die unabhängig vom konkreten Auslöser greifen. Wenn geräumt werden muss, wird geräumt - egal ob der Auslöser ein Sturm, ein technischer Defekt oder eine andere Störung ist. Das Räumungs- und Evakuierungskonzept und die Durchsagetexte müssen in jedem dieser Fälle funktionieren.

Szenariobasierte Maßnahmenplanung - Maßnahmen, die auf konkrete Szenarien zugeschnitten sind. Die Grundlage dafür ist die Risikobeurteilung aus dem Sicherheitskonzept: Welche Szenarien wurden als relevant identifiziert? Wie bereiten Sie sich gezielt auf jedes einzelne vor? Welche spezifischen Handlungsschritte sind für welches Szenario definiert?

Beide Ansätze ergänzen einander. Gemeinsam stellen sie sicher, dass Ihre Veranstaltung nicht nur auf den Normalfall vorbereitet ist - sondern auch auf Störungen und Notfälle.

Wann ist Notfallplanung gesetzlich gefordert?

In Österreich regelt jedes Bundesland das Veranstaltungsrecht eigenständig - neun Bundesländer, neun Veranstaltungsgesetze. Ob und wie die Gesetze Veranstalter:innen zu Notfallplanung, Räumung und Evakuierung im Gefahrenfall verpflichten, ist dabei unterschiedlich geregelt.

Proaktive Räumungspflicht der Veranstalter:innen - Oberösterreich, die Steiermark und Vorarlberg verpflichten Veranstalter:innen, dafür zu sorgen, dass die Besucher:innen im Notfall rechtzeitig zum Verlassen der Veranstaltungsstätte aufgefordert werden und diese auch gefahrlos verlassen können.

Alarmierung und technische Einrichtungen - Wien verlangt, dass anwesende Personen im Gefahrenfall sofort alarmiert und zum Verlassen aufgefordert werden - und ergänzt die Pflicht zur Bereitstellung der dafür erforderlichen technischen Alarmierungseinrichtungen.

Alarm-, Räumungs- und Evakuierungspläne als Pflichtinhalt - Wien verlangt diese Pläne im Sicherheitskonzept, wenn mehr als 5.000 Besucher:innen gleichzeitig teilnehmen können oder die Behörde es wegen eines besonderen Gefahrenpotenzials verlangt (§ 31 Wr. VG). Die Steiermark verlangt sie seit 30. Juli 2026, wenn mehr als 5.000 Teilnehmer:innen gleichzeitig anwesend sind, außer die Veranstaltung ist schon von einem bewilligten Konzept der Veranstaltungsstätte umfasst (§ 38 der Steiermärkischen Veranstaltungsverordnung 2026).

Abbruchpflicht bei Gefährdung - Niederösterreich und Tirol verpflichten Veranstalter:innen, die Veranstaltung sofort zu unterbrechen, abzubrechen oder abzusagen und „alle sonst erforderlichen Maßnahmen“ zu treffen, sobald sie eine Gefährdung erkennen. Niederösterreich verlangt zusätzlich, die Besucher:innen nötigenfalls zum Verlassen aufzufordern.

Behördliche Beendigung - Im Burgenland, in Kärnten und in Salzburg enthält das Veranstaltungsgesetz keine ausdrückliche Pflicht der Veranstalter:innen, die Besucher:innen im Notfall zum Verlassen aufzufordern. Geregelt ist dort vor allem, dass Behörden und Polizei eine Veranstaltung beenden können, notfalls mit Zwang. Konkrete Vorgaben für Ihre Notfallplanung ergeben sich dort aus Bescheidauflagen, in Salzburg für genehmigungspflichtige Veranstaltungsstätten auch aus der Veranstaltungsstätten-Verordnung.

Unabhängig vom Bundesland: Stand der Technik. Die ÖNORM EN 13200-8 sieht Pläne für vorhersehbare Zwischenfälle vor, bis hin zur Notevakuierung. Die ÖNORM S 2304 definiert die Begriffe Räumung und Evakuierung als getrennte Maßnahmen, mehr dazu im Beitrag Räumung vs. Evakuierung - der Unterschied einfach erklärt. Ganz gleich, was Ihr Bundesland vorschreibt: Als Maßstab für den Stand der Technik dienen vor allem anerkannte Normen und Richtlinien. Ein fundiertes Räumungs- und Evakuierungskonzept orientiert sich daran - und hilft Ihnen, im Haftungsfall nachzuweisen, dass Sie sorgfältig geplant haben.

Genau genommen unterscheidet die ÖNORM EN 13200-8 dabei zwei Dokumente: den Ausweichplan, den Sie als Veranstalter:in für die vorhersehbaren Zwischenfälle erstellen, und den Notfallplan der Einsatzorganisationen und der Behörde. Die Notevakuierung steht in beiden, und die Norm verlangt, dass die Pläne miteinander kompatibel sind. Wir verwenden auf dieser Seite bewusst den geläufigen Begriff Notfallplanung - was konkret in welches Dokument gehört, erklären wir im Beitrag Notfallplan und Ausweichplan: Was gehört in welches Dokument?.

Wir kennen die Veranstaltungsgesetze aller neun Bundesländer und berücksichtigen die jeweils geltenden Bestimmungen in jedem Konzept, das wir erstellen.

Räumungs- und Evakuierungskonzept

Das Räumungs- und Evakuierungskonzept beschreibt, wie Ihre Veranstaltung oder Veranstaltungsstätte geordnet geräumt und evakuiert wird. Es legt fest, wer die Entscheidung trifft, wie die Besucher:innen informiert werden, über welche Wege sie das Gelände verlassen, wohin sie geführt werden und wer welche operativen Maßnahmen umsetzt.

Wir berechnen in unseren Räumungs- und Evakuierungskonzepten auch die Räumungsdauer - denn nur wer weiß, wie lange eine Räumung/Evakuierung dauert, kann beurteilen, wann „rechtzeitig“ ist. Die Dauer umfasst dabei nicht nur die Zeit, die Besucher:innen benötigen, um einen sicheren Bereich zu erreichen, sondern auch die Zeit für Detektion, Alarmierung und Reaktion - denn jede dieser Phasen muss eingeplant werden, bevor sich eine Person überhaupt in Bewegung setzt. Die notwendigen Fluchtwegskapazitäten werden mit der siflux FlowPath-Methode berechnet.

Ein Räumungskonzept beantwortet unter anderem:

• Wer gibt die Räumung/Evakuierung frei und wer löst sie aus?
• Wie werden die Mitarbeiter:innen intern informiert?
• Wie werden die Besucher:innen informiert - und in welchen Sprachen?
• Über welche Wege verlassen die Besucher:innen das Gelände?
• Wie werden nicht selbstrettungsfähige Personen aus der Veranstaltungsstätte gebracht?
• Welche Fluchtwege werden besonders stark frequentiert - und wo werden Positionen für Mitarbeiter:innen des Ordnerdienstes notwendig?
• Wie lange dauert die Räumung und ist diese Zeit ausreichend?
• Wohin werden die Besucher:innen nach der Räumung geführt?

Ein wesentlicher Bestandteil des Räumungskonzepts ist die klare Abgrenzung der Aufgaben zwischen dem Veranstaltungsteam und den Einsatzorganisationen (Polizei, Feuerwehr, Rettungsdienst). Wer ist wofür zuständig? Wo endet die Verantwortung der Veranstalter:in, wo beginnt die der Einsatzorganisationen? Diese Schnittstellen müssen im Vorfeld definiert sein.

Räumung und Evakuierung - nicht dasselbe. Die ÖNORM S 2304 definiert beide Begriffe getrennt: Räumung ist der auf Grund kurzfristiger Anordnung erfolgende Rückzug von Menschen aus einem gefährdeten in einen sicheren Bereich, Evakuierung die organisierte und kontrollierte Verbringung von Menschen in einen sicheren Bereich. Für Veranstaltungen gilt unsere Praxisregel: Wer gehen kann, räumt. Wer Hilfe braucht, wird evakuiert. Deshalb heißt das Dokument auch Räumungs- und Evakuierungskonzept - es deckt beide Bereiche ab. Den ausführlichen Hintergrund - mit allen Norm-Definitionen und der Bundesländer-Übersicht - finden Sie in unserem Blogbeitrag Räumung vs. Evakuierung - der Unterschied einfach erklärt.

Wir erstellen Räumungs- und Evakuierungskonzepte, die beide Aspekte integriert behandeln: die geordnete Räumung für die Masse der selbstrettungsfähigen Besucher:innen und die gezielte Evakuierung für Personen, die auf Unterstützung angewiesen sind.

Show-Stop-Verfahren / Programmunterbrechungsverfahren

Das Show-Stop-Verfahren - auf Deutsch Programmunterbrechungsverfahren - beschreibt, wie das Programm Ihrer Veranstaltung kontrolliert unterbrochen oder abgebrochen wird.

Eine Programmunterbrechung oder ein Programmabbruch ist eine sensible Situation. Wird sie nicht strukturiert durchgeführt, kann es im Publikumsbereich zu Verwirrung kommen. Deshalb braucht es klar definierte Rollen, Kommunikations- und Entscheidungswege - und dafür planen wir.

Ein Show-Stop kann sowohl szenariobasiert als auch szenariounabhängig notwendig werden. Szenariobasiert etwa, wenn der Druck vor der Bühne zu hoch wird. Szenariounabhängig, wenn eine Räumung eingeleitet werden muss - unabhängig vom konkreten Auslöser. In beiden Fällen muss das Verfahren funktionieren.

Wir definieren im Vorfeld, wer in welcher Situation die Unterbrechung einleiten darf, wie die Kommunikation an Bühne, Technik und Veranstalter:in abläuft und wie ein geordneter Wiederanlauf eines unterbrochenen Bühnenprogramms erfolgt. Je nach Situation können unterschiedliche Personen befugt sein, den Show-Stop einzuleiten: die Veranstalter:in oder eine vertretungsbefugte Person, das Stage Management oder die Pit Supervisor:in des Ordnerdienstes.

Das Programmunterbrechungsverfahren regelt unter anderem:

• Wer darf den Show-Stop in welcher Situation einleiten?
• Wie wird die Entscheidung an die Bühne, die Technik und die Veranstalter:in kommuniziert?
• Was passiert mit Licht, Ton, szenischen Effekten und Bühnenprogramm?
• Welche Durchsagen werden wann ausgelöst?
• Wer darf den Wiederanlauf einer unterbrochenen Show einleiten - und wie wird das umgesetzt?

Entscheidend ist, dass alle Beteiligten das Verfahren im Vorfeld kennen. FOH-Leitung, Stage Management, Moderation oder Künstler:innen, Ordnerdienst und technische Leitung - jede beteiligte Person muss vorab in ihre Rolle und ihre Aufgaben eingewiesen sein, damit das Verfahren funktioniert, wenn es gebraucht wird. Ein vordefiniertes Programmunterbrechungsverfahren verkürzt zudem die Zeit bis zur Durchsage an die Besucher:innen - und damit die Gesamtdauer der Räumung.

Stör-, Notfall- und Krisentexte

Warum sind vorformulierte Durchsagetexte so wichtig? Weil die Wortwahl entscheidend ist. Eine falsch formulierte Durchsage kann die Reaktion der Besucher:innen maßgeblich verzögern. Wer etwa eine Räumung mit „behördlicher Anordnung“ oder „technischem Gebrechen“ begründet, wird erleben, dass viele Gäste zögern oder erst einmal abwarten - weil keine klare Handlungsanweisung kommuniziert wird. Sorgfältig erarbeitete Stör-, Notfall- und Krisentexte stellen sicher, dass die richtige Information zur richtigen Zeit in der richtigen Weise kommuniziert wird - und verkürzen damit die Reaktionszeit der Besucher:innen und die Gesamtdauer einer Räumung.

Wir erstellen Durchsagetexte für unterschiedliche Szenarien - von der Störung im Normalbetrieb bis zur Räumungsdurchsage. Die Texte werden szenariobasiert erarbeitet und für den sofortigen Einsatz bereitgestellt. Dabei berücksichtigen wir auch die Frage der Sprache: Bei internationalen Veranstaltungen sollten Durchsagen in mehreren Sprachen verfügbar sein.

Sperrkonzepte

Ein Sperrkonzept regelt die gezielte Sperrung von Bereichen Ihrer Veranstaltung, wenn eine Überfüllung droht. Die Grundlage dafür wird im Sicherheitskonzept gelegt: Dort wird der Fassungsraum für die gesamte Veranstaltungsstätte und für jeden Teilbereich berechnet. Das Sperrkonzept baut darauf auf und regelt, wie eine drohende Überfüllung rechtzeitig erkannt wird, welche Ressourcen dafür notwendig sind und welche operativen Schritte eingeleitet werden.

Sperrung von Teilbereichen - Wenn ein bestimmter Bereich innerhalb der Veranstaltungsstätte seine Kapazitätsgrenze erreicht, wird dieser Bereich gesperrt, während die restliche Veranstaltung weiterläuft. Das Sperrkonzept legt fest, wer die Sperrung auslöst, wie Besucher:innen umgelenkt werden und wie die Kommunikation zwischen den Bereichen funktioniert.

Sperrung der gesamten Veranstaltungsstätte - Wenn das gesamte Veranstaltungsgelände überfüllungsgefährdet ist, wird der Zugang zur gesamten Veranstaltungsstätte gesperrt. Das Sperrkonzept definiert die Auslösekriterien, den Ablauf und die Information der Besucher:innen, die sich noch außerhalb des Geländes befinden.

In beiden Fällen ist das Sperrkonzept eng an Crowd Management Know-how geknüpft - denn die Steuerung und Beobachtung der Personenströme ist die Grundlage dafür, eine drohende Überfüllung frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig zu handeln.

Szenariobasierte Maßnahmenplanung

Die szenariobasierte Maßnahmenplanung bereitet Ihre Veranstaltung auf konkrete Ereignisse vor. Die Grundlage bildet die Risikobeurteilung aus dem Sicherheitskonzept: Welche Szenarien wurden als relevant identifiziert? Für jedes dieser Szenarien wird ein eigener Maßnahmenplan erstellt - im Vorfeld durchdacht, damit nichts vergessen wird, wenn das Szenario eintritt.

Ein Maßnahmenplan beschreibt für ein konkretes Szenario:

• Was ist passiert? (Beschreibung des Szenarios)
• Wer wird informiert und in welcher Reihenfolge?
• Wer entscheidet über die nächsten Schritte?
• Welche Maßnahmen werden eingeleitet?
• Wer ist für welche Maßnahme verantwortlich?
• Wann wird die Räumung ausgelöst - und wann nicht?

Typische Szenarien, für die Maßnahmenpläne erstellt werden, sind unter anderem: Sturm, Blitzschlaggefahr, Hagel, Stromausfall, Brand, Bruch des Wellenbrechersystems, Fund eines nicht zuordenbaren Gegenstandes oder Ausfall kritischer Infrastruktur.

Das Ziel der szenariobasierten Maßnahmenplanung ist, dass alle Beteiligten wissen, was zu tun ist - ohne erst überlegen zu müssen. Die Szenarien wurden vorab durchdacht, die Verantwortlichkeiten sind geklärt, die Abläufe sind definiert.