Crowd Management — Personenlenkung, Personenstromanalyse und Einlassplanung

Was umfasst ein Crowd Management Plan?

Ein Crowd Management Plan beschreibt, wie die Besucher:innen Ihrer Veranstaltung sicher gelenkt werden – vom Eintreffen über den Aufenthalt bis zum Verlassen des Geländes. Er wird auf Basis der im Sicherheitskonzept definierten räumlichen, zeitlichen und programmatischen Rahmenbedingungen erstellt und kann – je nach Veranstaltung – als eigenständiges Dokument erforderlich werden.

Typische Inhalte sind:

• Fassungsraum und zulässige Personenanzahl – Wie viele Personen dürfen sich auf dem gesamten Gelände und in jedem Teilbereich gleichzeitig aufhalten? Berechnet auf Grundlage der geltenden Gesetze, Verordnungen und Richtlinien – insbesondere der OIB-Richtlinie 4 (Nutzungssicherheit und Barrierefreiheit), der ÖNORM EN 13200-8 sowie der Veranstaltungsstättenverordnung des jeweiligen Bundeslandes.
• Einlassplanung – Wie viele Personen können pro Zeiteinheit eingelassen werden? Welche Schleusenkapazitäten werden benötigt? Wie wird der Einlass bei hohem Andrang gesteuert?

Zugangsmanagement – Welche Zugänge werden zu welchen Zeiten geöffnet? Wie werden Personenkontrollen organisiert? Wie wird der Zugang bei Vollauslastung eines Bereichs kontrolliert?

Personensteuerung und Personenlenkung – Wie werden die Besucher:innen auf dem Gelände geführt? Welche Leitsysteme, Absperrungen und Wegführungen sind notwendig?

Abstromplanung – Wie verlassen die Besucher:innen das Gelände nach der Veranstaltung oder nach einem Programmwechsel? Wo entstehen Engstellen? Wie werden diese bei Bedarf entlastet? Mit welchen Organisationseinheiten – etwa dem öffentlichen Nahverkehr oder der Polizei – ist die Abstromplanung abzustimmen?

Kommunikation mit Besucher:innen – An welchen Positionen ist eine direkte Kommunikation mit den Besucher:innen wesentlich? Wie kann diese Kommunikation hergestellt und sichergestellt werden – beispielsweise durch mobile Beschilderung, Beschallungsanlagen oder Informationspersonal?

Personenstromanalyse – Wo treffen Besucher:innenströme aufeinander? Wo können sich Stauungen bilden? Welche Kapazitäten haben Wege, Treppen, Rampen und Kreuzungspunkte?

Beobachtung und Monitoring – Wie wird die Personendichte im laufenden Betrieb überwacht? Welche Auslösekriterien führen zu operativen Maßnahmen (Sperrung, Umleitung, Zugangssteuerung)?

Personaldisposition – Wie viele Mitarbeiter:innen des Ordnerdienstes werden an welchen Positionen eingesetzt? Welche Aufgaben haben sie im Normal- und im Störfall?

Der Crowd Management Plan steht nicht isoliert – er ist eng mit dem Sicherheitskonzept, dem Räumungs- und Evakuierungskonzept und den Sperrkonzepten verzahnt. Die Beobachtung der Personendichte ist die Grundlage dafür, eine drohende Überfüllung frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig Maßnahmen einzuleiten.

Einlassplanung und Zugangsmanagement

Der Einlass ist einer der kritischsten Bereiche jeder Veranstaltung. Hier treffen große Besucher:innenmengen auf einen begrenzten Durchlass – und die Art, wie dieser Engpass geplant wird, bestimmt maßgeblich, ob der Zugang reibungslos funktioniert oder zum Nadelöhr wird. Und niemand wartet gerne lange.

Wir berechnen die Durchlasskapazität Ihrer Eingänge – die Anzahl der Personen, die in einer festgelegten Zeit sicher einen Zugang passieren können (ÖNORM EN 13200-1) – auf Basis der erwarteten Ankunftsprofile: Wie viele Besucher:innen kommen in welchem Zeitfenster? Wie viele parallele Schleusen werden benötigt, um den Andrang ohne überlange Wartezeiten abzuwickeln?

Die ÖNORM EN 13200-7 fordert z. B., dass Eingänge so geplant und angeordnet werden, dass der Zuschauerzugang gleichmäßig verteilt wird und kein Druck durch eine anwachsende Menschenmenge entsteht.

Zugangsmanagement geht über den reinen Einlass hinaus. Es umfasst die planerische Steuerung des Zugangs zu einzelnen Bereichen innerhalb der Veranstaltungsstätte – etwa den Zugang zum Innenraum (Infield) bei einem Konzert, den Zugang zu VIP-Bereichen oder die gestaffelte Öffnung von Campingarealen bei einem Festival. Welche Zugänge zu welchen Zeiten geöffnet werden, ist eine planerische Entscheidung, die im Crowd Management Plan festgelegt wird.

Wichtig: Zugangsmanagement im Sinne der Sicherheitsplanung ist nicht dasselbe wie Ticketing oder digitale Check-in-Systeme. Wir planen die Kapazitäten – wie viele Personen pro Zeiteinheit durch einen Zugang fließen können und wie der Zugang bei Erreichen der Kapazitätsgrenze gesteuert wird. Die technische Umsetzung (Scanner, RFID, Drehkreuze) liegt beim Ticketanbieter oder Veranstalter.

Für Betreiber:innen von Veranstaltungsstätten ist das Zugangsmanagement besonders relevant: Hier werden die Einlasskapazitäten nicht nur für eine einzelne Veranstaltung geplant, sondern als Teil des standortbezogenen Sicherheitskonzepts dauerhaft definiert.

Personenstromanalyse und Personendichte

Wie viele Personen befinden sich in einem Bereich? Wie dicht stehen sie? Und ab welcher Dichte wird es kritisch? Die Personenstromanalyse beantwortet diese Fragen – und bildet die Grundlage für die Dimensionierung aller weiteren Maßnahmen.

Wir analysieren die Besucher:innenströme Ihrer Veranstaltung entlang der gesamten Besucher:innenreise: vom Eintreffen am Veranstaltungsgelände über den Aufenthalt in den einzelnen Bereichen bis zum Abstrom nach Veranstaltungsende. Jede Personenstromanalyse für eine Veranstaltung beginnt mit der Identifikation von Engstellen, Kreuzungspunkten und potenziellen Staubereichen.

Ein zentrales Element ist die Berechnung der zulässigen Personendichte – also der Anzahl der Personen pro Quadratmeter in einem definierten Bereich. Wie viele Personen pro Quadratmeter in einem Bereich zulässig sind, ergibt sich aus den geltenden Gesetzen, Verordnungen, Normen und Richtlinien. Mehrere österreichische Veranstaltungsstättenverordnungen – etwa in Wien, Oberösterreich und der Steiermark – begrenzen die Personendichte in z. B. Stehplatzbereichen auf konkrete Maximalwerte. Die OIB-Richtlinie 4 definiert die Grundlagen für die Nutzungssicherheit von Versammlungsstätten. Die ÖNORM EN 13200-8 fordert, dass die Personendichte in allen Bereichen der Veranstaltungsstätte so bemessen ist, dass die Sicherheit der Besucher:innen gewährleistet bleibt. Der konkrete Wert hängt von der Art des Bereichs ab – ein Stehplatzbereich vor einer Bühne erfordert andere Grenzwerte als ein Durchgangsweg oder eine Tribüne.

Diese normativen Vorgaben kennen wir – und berücksichtigen sie in jeder Personenstromanalyse, die wir erstellen.

Für die Berechnung der Fluchtwegskapazitäten setzen wir die siflux FlowPath-Methode ein. Diese Methode betrachtet nicht einzelne Fluchtwege isoliert, sondern berücksichtigt das Zusammenspiel ineinander fließender Fluchtwege – denn in der Praxis fließen die Besucher:innenströme verschiedener Bereiche an bestimmten Punkten zusammen, und die Kapazität eines Fluchtwegs hängt davon ab, wie viel bereits von anderen Strömen belegt wird.

Fassungsraum und Abstromplanung

Der Fassungsraum – die maximal zulässige Personenanzahl für das gesamte Veranstaltungsgelände und für jeden Teilbereich – ist die zentrale Größe im Crowd Management. Wird er überschritten, steigt das Risiko für gefährliche Personendichten und blockierte Fluchtwege – und eine nicht mehr beherrschbare Situation kann entstehen.

Den Fassungsraum berechnen wir auf Basis der verfügbaren Nettoflächen, der normativen Vorgaben und der spezifischen Gegebenheiten Ihrer Veranstaltung. Dabei ist entscheidend: Der Fassungsraum ergibt sich nicht nur aus der rechnerisch verfügbaren Fläche, sondern aus der Art, wie der Raum von Besucher:innen tatsächlich genutzt wird. Nicht jede Fläche steht den Besucher:innen gleichermaßen zur Verfügung – Infrastruktur, Sichtachsen, Wegeführung und das Verhalten des Publikums bestimmen, wie viel Fläche tatsächlich nutzbar ist. Wir unterscheiden zwischen dem Fassungsraum der Gesamtfläche und dem Fassungsraum einzelner Teilbereiche – denn ein Bereich kann überfüllt sein, während das Gesamtgelände noch unter seiner Kapazitätsgrenze liegt.

Die Abstromplanung beschreibt, wie die Besucher:innen das Gelände nach Veranstaltungsende oder nach einem Programmwechsel verlassen. Der Abstrom ist in vielen Fällen die kritischere Phase: Während der Zustrom sich über einen längeren Zeitraum verteilt, verlassen bei Veranstaltungsende oft alle Besucher:innen gleichzeitig das Gelände. Die Abstromplanung identifiziert die Engstellen auf dem Weg zu den Ausgängen, zum öffentlichen Verkehr und zu den Parkflächen – und definiert Maßnahmen, um den Abstrom bei Bedarf zu entzerren.

Crowd Management für unterschiedliche Veranstaltungsformate

Jedes Veranstaltungsformat stellt eigene Anforderungen an das Crowd Management. Die Herausforderungen eines Musikfestivals mit Campingareal unterscheiden sich grundlegend von denen eines Weihnachtsmarktes mit offenem Zugang oder einer Sportveranstaltung mit fester Tribünenbestuhlung.

Festivals und Open-Air-Events – Mehrtägige Veranstaltungen mit mehreren Bühnen, Campingarealen und wechselnden Programmpunkten. Die Personensteuerung zwischen den Bühnen, die Abstromplanung nach Headliner-Auftritten und das Zugangsmanagement bei gestaffelter Anreise stehen im Zentrum.

Stadtfeste und Volksfeste – Veranstaltungen im öffentlichen Raum ohne geschlossenes Gelände. Wie beobachtet und steuert man Personenströme, wenn es keinen klassischen Einlass gibt? Die Personenzählung und die Steuerung der Zugangspunkte erfordern andere Konzepte als bei umzäunten Geländen.

Weihnachtsmärkte – Advent- und Christkindlmärkte erstrecken sich typischerweise über mehrere Wochen, haben offene Zugänge und eine hohe Fluktuation. Die Herausforderung liegt in der Beobachtung der Personendichte – insbesondere an Engstellen zwischen den Standgassen.

Konzerte und Bühnenveranstaltungen – Bei Stehplatzkonzerten sind der Druck vor der Bühne und die Personendichte im Infield die zentralen Themen. Die Dimensionierung des Wellenbrechersystems und die Positionierung von Ordner:innen (Security) leiten sich direkt aus dem Crowd Management Plan ab.

Sportveranstaltungen – Läufe, Radrennen, Outdoor-Events: Hier überschneiden sich Besucher:innenströme mit der Streckenführung und der An-/Abreise der Teilnehmer:innen.

Firmenevents und Messen – Auch bei kleineren Veranstaltungen ist die Frage der Personendichte und der Fluchtwegskapazitäten relevant – und über die OIB-Richtlinie 4 als Stand der Technik normiert. Ein professionelles Besucher:innenmanagement sorgt dafür, dass auch bei kompakten Räumlichkeiten die Sicherheit gewährleistet ist.

Crowd Management und Sicherheitskonzept – wie hängt das zusammen?

Der Crowd Management Plan kann – je nach Größe, Komplexität und Geländebeschaffenheit Ihrer Veranstaltung – als eigenständiges Dokument notwendig werden. Ob das der Fall ist, ergibt sich aus der Risikobeurteilung, die im Rahmen des Sicherheitskonzepts durchgeführt wird. Auch bei kleineren Veranstaltungen kann ein eigenständiger Crowd Management Plan erforderlich sein – etwa wenn das Gelände schwierig ist, der zeitliche Ablauf nicht mit der verfügbaren Fläche oder den Verkehrswegen harmoniert oder mehrere Programmpunkte gleichzeitig Besucher:innenströme erzeugen.

Unabhängig davon, ob ein eigenständiger Crowd Management Plan erstellt wird oder nicht: Crowd Management Know-how fließt bei siflux standardmäßig in das Sicherheitskonzept und die daraus abgeleiteten Teilkonzepte ein. Der Crowd Management Plan liefert dabei die Grundlage für andere Teilkonzepte:

Für das Räumungskonzept – Fluchtwege sind auf dem Plan eindeutig dargestellt. In der Praxis werden diese Wege von Besucher:innen aber oft anders genutzt als geplant – etwa weil sie den Weg nehmen, den sie kennen, und nicht den, der vorgesehen ist. Der Crowd Management Plan identifiziert diese tatsächlich gewählten Wege, zeigt auf, wo dadurch Probleme entstehen könnten, und adressiert diese bereits in der Planungsphase. Die Räumungsdauer lässt sich nur berechnen, wenn die realen Kapazitäten der Fluchtwege bekannt sind.

Für die Sperrkonzepte – Die Beobachtung der Personendichte und die definierten Kapazitätsgrenzen je Teilbereich bilden die Auslösekriterien für eine Sperrung. Ebenso wichtig ist die Frage, wie eine Sperrung operativ umgesetzt wird – denn eine einfache Gitterlinie an einer Engstelle aufzustellen funktioniert in der Praxis nicht, wenn die Auswirkungen auf die umliegenden Besucher:innenströme nicht mitgedacht werden.

Für die Personaldisposition – Wie viele Ordner:innen (Security) an welchen Positionen eingesetzt werden, ergibt sich aus dem Crowd Management Plan – nicht umgekehrt.

Crowd Management lässt sich nicht sinnvoll planen, ohne das Gesamtbild der Sicherheitsplanung zu kennen – und genau deshalb erstellen wir beides aus einer Hand.

Warum siflux?

Konzeptarbeit, nicht Security-Unternehmen. Wir planen das Crowd Management – wir stellen kein Sicherheitspersonal. Unser Fokus liegt auf der fachlich fundierten Analyse und Planung: Wie viele Personen können wo stehen, wie schnell fließen sie ab, wo entstehen Engstellen? Die Umsetzung vor Ort liegt beim Ordnerdienst – aber was der Ordnerdienst leisten soll, steht in unserem Plan.

Eigene Methodik. Für die Berechnung von Fluchtwegskapazitäten setzen wir die siflux FlowPath-Methode ein – einen systematischen Ansatz, der nicht einzelne Fluchtwege isoliert betrachtet, sondern das Zusammenspiel ineinander fließender Besucher:innenströme berücksichtigt. Für die Risikobeurteilung setzen wir die siflux 4D Safe Matrix ein.

Akademisch fundiert, praktisch erprobt. Crowd Management ist kein geschützter Begriff – jeder kann sich so nennen. Entscheidend ist die fachliche Qualifikation. Unser Geschäftsführer Prof. (FH) Martin Bardy MA, BEd, BA, MBA hat als erster Österreicher Crowd Safety Management in England (UK) studiert – mit Auszeichnung (First Class Honours) – und lehrt das Fach seit über einem Jahrzehnt an Universitäten und Fachhochschulen.

Umfangreiche praktische Erfahrung. Diese akademische Grundlage verbinden wir mit der Erfahrung aus zahlreichen Projekten bei Veranstaltungen von 150 bis über 400.000 Besucher:innen – von Konzerten und Festivals über Stadtfeste und Weihnachtsmärkte bis hin zu Sportveranstaltungen und Firmenevents. Jede Veranstaltungsgröße und jedes Format bringt eigene Herausforderungen mit sich – wir kennen sie.

3× Austrian Event Award. Dreimal ausgezeichnet in der Kategorie „Beste Eventsicherheit“: 2020, 2021 und 2022.

Österreichweit tätig. Wir arbeiten in allen neun Bundesländern und kennen die jeweiligen Veranstaltungsgesetze, Verordnungen, Normen und Richtlinien.